Новые правила оформления перевозочных документов

С 1 сентября 2026 года вступили в силу новые правила оформления перевозочных документов. Федеральный закон № 140-ФЗ закрепляет обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) для всех видов коммерческих грузоперевозок автомобильным транспортом.

ДАВАЙТЕ РАЗБИРАТЬСЯ В НЮАНСАХ ВМЕСТЕ.

Раньше транспортную накладную можно было оформить на бумаге. Теперь при перевозках с привлечением наемного транспорта документ оформляется только в электронном виде через систему электронного документооборота (ЭДО) и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Для бесперебойной работы необходимо:

• Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО);

• Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);

• Перевозчикам на водителей оформить электронную подпись (ПЭП);

• Настроить прием ЭТрН со своими контрагентами

Важные общие моменты:

1. Кто нанимает транспорт — тот и грузоотправитель: Ответственность за создание ЭТрН лежит на том, кто заключает договор с перевозчиком.
2. Титул 1 — основа: Если вы создаете ЭТрН, всегда заполняйте Титул 1 на полный объем заказа. Частичные отгрузки фиксируются в Титуле 3 (грузополучателем).
3. Электронная подпись: Для подписания вам понадобится УКЭП и ПЭП для водителей.
4. Переходный период: До 1 марта 2027 года действует переходный период, штрафы за отсутствие ЭТрН пока не применяются

Какие риски создает для бизнеса не подписание ЭТрН:

Главная проблема лежит не в плоскости штрафов, а в сфере налогового учета и контрольных проверок:

• Налоговые риски для перевозчика: Без подписанной ЭТрН перевозчик не сможет подтвердить свои расходы на ГСМ, амортизацию, зарплату водителя. Это грозит доначислением налогов.

• Налоговые риски для грузополучателя: У налоговой может возникнуть вопрос, каким образом товар оказался на вашем складе. Отсутствие закрытого перевозочного документа может быть расценено как необоснованное обогащение.

• Внимание ФНС: Налоговая служба уже заявила, что будет отслеживать компании, у которых накапливаются «зависшие» перевозки. Их могут включить в план выездных проверок.

• Риск отказа в вычете НДС: Данные из ЭТрН и УПД в системе АСК НДС-3 будут автоматически сопоставляться. Расхождения могут привести к отказу в вычете НДС.

• Операционные простои: В будущем это может стать причиной для штрафов со стороны перевозчика за простой транспорта, особенно если такие условия прописаны в договоре

• Процесс не завершается: Перевозка в государственной информационной системе (ГИС ЭПД) «зависает» в статусе незавершенной.

• Блокируется следующий этап: Перевозчик не может подписать завершающий Титул 4, а у грузоотправителя нет официального подтверждения, что товар доставлен.

• Возникают операционные проблемы: Транспортное средство может простаивать в ожидании подписи, что ведет к дополнительным расходам

Последовательность подписания ЭТрН:

Шаг 1. Создание и подписание Титула Т1 (Грузоотправитель)

Кто подписывает: Грузоотправитель.

Что фиксирует: Информацию о грузе, сторонах, маршруте и условиях перевозки.

Тип подписи: Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Шаг 2. Приемка груза и подписание Титула Т2 (Перевозчик)

Кто подписывает: Перевозчик (логист или диспетчер). Водитель может подтвердить факт погрузки простой электронной подписью (ПЭП).

Что фиксирует: Факт приема груза перевозчиком.

Тип подписи: Перевозчик — УКЭП, водитель — ПЭП (опционально).

Важно: После подписания этого титула система формирует QR-код, который водитель может предъявить инспекторам ГИБДД вместо бумажной накладной.

Шаг 3. Получение груза и подписание Титула Т3 (Грузополучатель)

Кто подписывает: Грузополучатель.

Что фиксирует: Факт получения груза, время разгрузки, а также все замечания, расхождения или отказ от груза.

Тип подписи: УКЭП.

Важно: Именно в этом титуле фиксируются все претензии по количеству или качеству.

Шаг 4. Завершение перевозки и подписание Титула Т4 (Перевозчик)

Кто подписывает: Перевозчик (логист или диспетчер).

Что фиксирует: Подтверждение, что выгрузка завершена и груз передан получателю.

Тип подписи: УКЭП.

Важно: Этот титул является завершающим. Только после его подписания вся электронная транспортная накладная считается закрытой

Дополнительные титулы (Т5–Т8)

Помимо четырех основных, существуют дополнительные титулы, которые используются только в особых случаях:

Титул 5 и Титул 6: Для согласования окончательной стоимости перевозки (если она изменилась).

Титул 7: Для оформления переадресации груза (смена получателя или адреса доставки).

Титул 8: Для фиксации замены водителя или транспортного средства в процессе перевозки

МЫ ПОГОТОВИЛИ ДЛЯ ВАС КРАТКУЮ ПАМЯТКУ ПО РОЛЯМ